五.利用Word的智能化工具Word 2002为用户提供了更多的工具，包括快速的格式化、单词计数和语言翻译。下面的七条技巧将使用户能够充分地发挥这些工具的威力。
关闭单一文档界面
Word 2002并没有给予单一界面文档（SDI）一个优先的地位，是用户而非微软决定Word如何显示窗口。要使所有文档都显示在一个窗口中，选?quot;工具">"选项"，点击"浏览"按钮，清除"任务栏中的窗口"选项的检查框，然后点击"OK"，就大功告成了。
30快速设定格式
Office XP中包含有显示各种编辑工具、带有滑动条的任务面板，精确地设置文本的格式就是一件相当简单的事儿了。要调出任务面板并显示出格式设置选项，可以选择"查看">"任务面板"，点击右边朝下的箭头，从下拉菜单中选择"风格和格式"，接下来的面板显示所有可用的格式，包括可以在文档中使用的格式、风格和一些标准的标题风格。
选择要改变的的文本并点击任务面板中恰当的格式。这种一揽子式的处理节约了宝贵的时间，因为用户无需再使用一系列复杂的操作就能改变文本的格式了。
一次击键调出任务面板
真的需要使用鼠标才能调中出任务面板吗？我们可以通过指定一个击键命令来代替相应的鼠标操作，从而节约大量的时间。
在Word中，选择"工具">"定制化"，然后点击"命令"标签。
点击对话框底部附近的"键盘"按钮。
在左边的分类清单中选择"编辑"，滑动右边的"命令"列表选择"查看任务面板"
在"选择新的快捷键"域中输入快捷键组合
在这里我们使用了Ctrl-K（它原来被指派给了插入超级链接命令，我们很少使用。），用户也可以选择不同的按键组合。点?quot;指定"按钮。
按Ctrl-K组合键（或指派给任务面板的其他组合键）显示任务面板，第二次按Ctrl-K键任务面板消失。
选择多个文本块
Word 2002提供了三种方法可以选择多个独立的文本块，在执行改变文档格式等操作时非常方便。
Control键：一直以来，Excel都允许用户使用Ctrl键选取多个不连续的单元。首先选择一个单词、句子或段落，然后摁住Ctrl键选取其他的单词、句子或段落。所有被行距的文本块都会以高亮度方式显示。
任务面板：需要将文档转换为一种指定的格式吗？通过依次选择"查看">"任务面板"，点击该面板右上部的箭头，然后从下拉菜单中选择"风格和格式"选项，通过将鼠标指针停留在上面选择一种格式，然后点击这种格式旁边出现的小箭头，并选择"选择所有这种情况"，Word就会以高亮度显示所有这种格式的文本块。这样就可以用一个命令删除所有这样的文本块或改变它们的格式。
快速计数
Word中新引入的"单词计数"工具条可以加快单词、字符、行、页和段落的计数。如果需要控制文档中的词汇数，这个功能是很有用的。
要显示该工具条，选择"查看">"工具?quot;>"单词计数"。要对一个文档中的单词进行计数，只需点击工具条中空白域右侧的小箭头儿，从菜单中选择"单词"。（还可以对文档中的字符、行、页和段落进行计数。）该空白域就会显示出文档中的单词数。使用"单词计数"工具条还可以对几个单词或特定的内容在文档中出现的次数进行计数，选择想对之计数的文本，并点击"重新计数"按钮。
还有一种方法可以更加快速地重新计算文档中的单词数，敲Alt-C键，这是"重新计数"按钮的快捷键，按Ctrl-C键，新的单词计数数据就会出现在工具条中。
图6
查找命令：使用"查找"命令可以发现你在文档中使用了多少个指定的单词或单词组合，并发现它在文档中的哪部分出现的频率最高。通过Ctrl-F键打开"查看"对话框，输入要查找的单词或单词组合，选择"高亮度显示查找到的内容"检查框，然后按Enter键或点击"查找全部"按钮。Word将显示你选择的文本在文档中出现的次数，并选择它们，使你能够很方便地辨认出它们。
节约打印纸张
无纸办公是不现实的，Word 2002中新引入的缩放功能能够通过在一张纸上打印几页文档节约一些纸张。
在屏幕上显示有文档时，选择"文件">"打印"，然后把鼠标移到对话框右下角的"缩放"区，在"每张纸打印几页"域选择一个合适的数字，使"缩放到纸张大小"选项仍然保持缺省的"不缩放"，然后点击"OK"按钮。
选择每页纸打印二页文档时，打印的文档还是可以接受的，这样能够将纸张的消耗量降低一半儿左右，每页纸打印4页文档时，文档的可读性下降很厉害。如果在每页纸上打印更多页的文档时，就只能大致上看看文档的打印布局了。
词汇翻译
尽管Word不能作为一种翻译软件使用，但在翻译一些比较简单的词汇方面，它还是很有用的。不要指望这个工具能够通过简单地点击一个按钮将憋脚的英语翻译为优美的法语。
要使用翻译工具，首先在Word 2002文档中选择文本，然后选择"工具">"语言">"翻译"调出"翻译任务面板"，确定已经选择了"当前的选择"选项，选取词典（Office XP中包含有英-法、英-西、法-英、西-英四种词典），点击"进行"按钮，在"结果"框中就会出现一个或多个结果。
六.超越Excel
当一些数字很重要时，求助于Excel吧，建议试试下面的技巧：
获得股票行情
在工作表中输入股票代号时，Excel 2002的二个智能化标签可以自动识别它们，然后让你插入一个自动更新的股票价格行情，并访问一个特定公司的有关资料。
连上互联网后，用大写字母在一个Excel单元中输入一个股票代号（例如INTU或CNET），在该单元的右下角出现一个绿色的小三角形，当光标经过该单元时，智能化标签图标就会弹出来。
点击图标并选择"插入实时更新的股票价格"选项从MSN MoneyCentral Investor上得到股票的行情数据。选择"在新工作表上显示"选项就会在一个新的工作表上显示股票行情数据，如果选择"在单元中显示"就会在当前的单元中显示股票行情数据。
要让股票行情数据自动进行更新，右击工作表中的任何地方，从下拉菜单中选择"数据范围属性"，在对话框的"更新控制"小节处输入一个值，该值表明股票行情数据每隔多长时间更新一次。例如，输入30表示每隔30分钟，股票行情就会自动进行更新。
长数字+窄的单元=麻烦
数字长度超过单元宽度在Excel中是不允许的。当数字过长，单元中放不下时，Excel就把它显示为一串英磅符号。在旧版本的Excel中，需要加宽单元的宽度才能显示出数据。在Excel 2002中可以使用 ToolTips显示出这些数据，只要将光标停留在该单元上就会显示出单元中的数据。
自动进行互联网发布
尽管Excel 2000也可以用HTML格式保存工作表，并将它们发布到互联网上，但每次更新数据时，必须重新在互联网上保存一次工作表。幸运的是，Excel 2002可以自动实现这一过程，每次保存已经保存在互联网上的文件时，Excel 2002都会自动地把它保存到互联网上。
要将Excel文件保存为互联网网页，选择"文件">"保存为网页"，然后点击"发布"按钮，在"选择"对话框旁边的下拉列表中，选择整个工作表或其中的一个组件，例如一个图表。要发布整个工作表，选择"……的所有内容"，在"文件名"域处输入一个文件夹和文件名，然后选择"文件每次保存时自动发布"和"在互联网浏览器中打开发布的网页"二个检查框。在点击"发布"按钮后，缺省的浏览器会自动打开并显示工作表或选择的组件。对Excel工作表作一些改变并保存工作表，刷新浏览器的显示，就会年运浏览器显示的是更新后的数据。
用不同颜色区分工作簿标签
Excel允许用户在多工作簿表单中用不同的色彩标识工作簿标签。右击任一工作簿标签，并从菜单中选择"标签色彩"，从图表中选择一种颜色，并点击"OK"按钮。
保持选定单元上的标签
Excel 2002新引进的观察窗口可以让用户在一个较小的、总是在前台显示的窗口监视一些单元的值，即使这些单元来自其他的工作簿也可以。如果对其他单元值的改变影响到监视的单元，这些变化会立即在监视窗口显示出来。因此也就无需再拖动滑块在或在工作簿之间进行切换查找单元的新值了，在你监测一些关健值时尤其有用。
图7
要在观察窗口中添加一个单元，右击该单元，然后选择"添加观察"，观察窗口会立即弹出来，添加的单元就会显示在其中。观察窗口始终在所有工作表的最顶层，无论如何切换工作簿，它总是显示在屏幕上。用户还可以随时关闭观察窗口，或者通过把它拖到工具条上而放弃它，可以把它放置在工具条的上面或下面，甚至把它放置在Excel菜单的上面。
把文本转换为数字
在一些场合中，用户需要在文本格式的单元中输入数字。不幸的是，之后可能需要用到这些文本格式的数字进行运算。使用Excel 2002中的"错误检查选项"按钮就能将这些文本格式的数字转换为真正的数字。
任何一个将数字以文本格式显示的单元的右上角都会显示一个绿色的小三角形。（如果没有，选择"错误检查选项"，方法是集资选择"工具">"选项"，点击"错误检查"标签，选择"启动后台错误检查"和"存储为文本格式的数字"二个检查框。
下一步选择将数字以文本格式保存的单元，点击出现的"错误检查选项"按钮，从下拉列表中选择"转换为数字"选项。
（出处：不详 ）
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